Nos encontrábamos conversando uno a uno con los trabajadores de una empresa de servicio como parte del proceso del diagnóstico de consultoría, a pesar de que nuestras visitas eran coordinadas considerando el flujo de trabajo y disponibilidad de cada área, había una persona con la cual nunca lográbamos combinar (supervisora de cobranzas), era la primera en llegar y la última en irse cada día de la oficina, pero ni así conseguíamos una entrevista con ella, indicaba que sus horarios eran diferentes porque debía estar atenta a los cortes bancarios o supervisar el personal a cargo, nuestra lectura inmediata "algo pasa aquí".
Conversando con el supervisor, nos contaba que era una empleada modelo, siempre estaba en la oficina y su trabajo estaba el día, indiscutiblemente para nosotros debíamos profundizar más en el tema y no por dudar en su rendimiento o capacidades.
Y aquí nos detenemos un poco, para nosotros un trabajador modelo es aquel quien se organiza tan eficientemente que cumple todo durante la jornada laboral e incluso hasta monetiza su tiempo. Logramos finalmente la visita, se inició con poca cooperación en avanzar hasta que de pronto una de nuestras preguntas dió en el clavo: ¿Cuándo te casaste con el trabajo?, se presentó un silencio incomodo hasta que indicó, "¿sabes que lo mismo me dice mi marido? "
Fue ese momento cuando empezamos a reconocer otras tantas situaciones ocultas en cuanto a: autoexigencia elevada, manejo del tiempo, delegación y comunicación.
No por quedarse hasta tarde significa que es más eficiente, al contrario, al desbalancear su vida personal-profesional muy seguramente el nivel de aporte se verá comprometido.
Nuestra solución inmediata con esta empleada fue empezar por el principio, iniciar el proceso de descarte de tareas que sirven como escudo para comenzar el balance, y ahí empezamos con la optimización de su tiempo.
Trabajar con personas que no gestionan bien el tiempo afecta a toda el equipo en general, estas personas se convierten en el embudo para los procesos autoexigiendose a tal punto de sobrecargar su día con tareas que pueden ser fácilmente delegables, con resultados fatales para los equipos: desorganización, estrés y molestia colectiva.
Una de las mejores estrategias se refiere a la de clasificar las tareas según lo explica Stephen Covey en “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”
Ejecutar las tareas según su prioridad y en el tiempo que se le asigne no solo beneficiará tu agenda, sino también dará paso a una nueva planificación según la importancia o urgencia y reservando tiempo extra para cualquier imprevisto.
Realizar una buena gestión del tiempo depende netamente de nosotros como trabajadores, ya que debemos iniciar siempre por la tarea que requiere más atención, esas que son la que le dan el empuje al resto de las actividades, evitando los distractores (celular, visitas y llamadas inesperadas entre otras) que pudieran ocasionar la pérdida del tiempo ya asignado.
También para que gestiones mejor tu tiempo laboral podemos recomendarte lo siguiente:
Realiza una grilla de trabajo especificando: tiempo o fecha de entrega, necesidades para la elaboración y posibles trabas. Por ejemplo: para hacer este pago debo realizar primero la conciliación. (es decir la primera actividad es realizar la conciliación de pago).
Fija tus objetivos, aunque suene trillado, si comienzas repasando y planificando tus tareas diarias ten por seguro que el tiempo te alcanzará y lo lograrás pues tenerlas presente en todo momento te conecta de vuelta con la prioridad de trabajo.
Dile no a la multitarea aunque sientas que puedas, tener toda la responsabilidad ocasionará la pérdida de tiempo que puede ser utilizado en otras actividades que sean más importantes.
Delega o pide ayuda si la tarea es complicada, siempre es mejor si compartimos las tareas ya que minimiza el margen de error desde el inicio de la misma.
Ordena todo el espacio incluyendo papeles, facturas, documentos por relevancia y hasta los lápices; esto no solo te facilitará su uso y ahorrará tiempo, sino que hará tu espacio más ameno.
Crea nuevos procedimientos que te ayuden a mejorar los resultados y salgas de la rutina.
Aprovecha el tiempo muerto, utilizando esos minutos para adelantar otras tareas ya sea enviando o respondiendo un email, realizando una llamada o terminar una tarea que consideres rápida.
Descansa, ya que es fundamental que entre tus actividades tomes minutos de descanso para refrescar la mente y llenarte de energía.
Aplicando algunos de nuestros consejos no solo se logra gestionar bien tu tiempo sino que también disminuirá la sensación de estrés por tener un cúmulo de tareas no concluidas que será tu mejor arma para demostrar tu eficiencia y sentirte bien contigo mismo.
Y vos, ¿identificas a alguien que este casado con su trabajo?
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